近日，新华社关于“全国档案保管费每年多达数十亿”的报道引起社会广泛关注，并引发人们对人事档案管理方式的再思考。
作为一项常规性的公共政策工具，我国人事档案制度对信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。
但如今，现行人事档案制度已无法适应时代转型和社会进步的需要，其弊端与缺陷越来越明显。在用工方式多元化和人员身份复杂化趋势加剧的今天，人事档案管理该如何改革？
流动人员：档案成鸡肋弃档族日益增多
在北京人力资源和社会保障网上，流动人员人事档案栏目中，每月都在公示“长期失去联系超过5年的流动人员人事档案名单”。
根据《关于进一步加强流动人员人事档案管理工作的通知》(京人发[2007]51号)的要求，公示期为30天，希望公示人员尽快与所属存档单位联系，公示期满将视为自动终止档案托管关系。
在北京，这样的公示已经持续了7年。
2007年12月，北京市人才档案公共管理服务中心公示首批长期失去联系的流动人员档案5700多份，仅有200多人前来认领。其他5500多份失去联系超过5年且被公示的档案将被入库封存，成为“死档”。
这样的弃档现象，亦属全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。早在12年前，2002年人事部全国人才流动中心以及各省市人才交流服务中心曾做过一项不完全统计，全国至少有60万“弃档族”。
如今，这样的弃档族越来越多。
事实上，从上世纪90年代初期开始，大批企业关、停、并、转，新的用工制度逐渐建立，这导致人员流动性增加，职工的档案管理逐渐与企业分离。这意味着“单位人”开始向“社会人”转变。
加之，1997年，国务院下发《关于建立统一的企业职工基本养老保险制度的决定》，开始在全国建立统一的城镇企业职工基本养老保险制度，办理退休以及养老保险也开始与人事档案脱钩。
在1998年6月以后上社会保险的部分人群，可以基本上脱离档案的束缚，即在退休时，不需审查档案，无需依据档案中记载内容确定保险利益。
传统人事档案的功能正在大大减弱和退化，人们对档案的态度随之剧变，个人和管理部门对档案的轻视导致一些档案丢失缺损，甚至自持档案者也大有人在。
于是，人才流动愈频繁，“弃档族”愈庞大，各地人才服务机构存放的“死档”数量也在逐年攀升。
最为常见的情况是，很多人将档案“扔”在人才中介机构，往往只缴纳第一年的托管费，之后不续办托管手续也不缴纳相关费用。
档案管理员们将这些档案又分为“绝对死档”和“相对死档”。“绝对死档”有两种情况，当事人出国定居或死亡，这部分比例很小。
“相对死档”则指存档人长期不缴纳存档费用或完全不理会档案，其中也包括一部分自持档案者。这部分档案的主人一旦需要时，“沉睡档案”很可能被“激活”，当然需要补交档案管理费以及一笔数额不小的滞纳金。
原江西省人才交流中心副主任罗水泉曾公开表示，中国江西人才市场建有江西最大的人才档案库，可保存10万份个人档案。2009年，它的实际存放量已达到了两万多份。可是随着托管档案的增多，和档案主人长期失去联系的“死档”数量也在不断增加。每人每年240元的存档费，交费率还不足50%。
另外，清理“死档”令存放档案的单位和中介机构头痛不已，“谁都不敢随便销毁、故意丢弃档案，就算档案当事人不来办理相关手续，其档案还得妥善保管。”
据了解，档案部门将人事档案视为“弃档”处理后，一般都会封存起来，不再更新其中的资料，相关的人事服务也会停止。封存期内，由于无任何人事记录，将会对当事人的工作经历、工作业绩等方面的认证有很大影响。在我国现行人事管理制度下，这将会直接影响其转正定级、职称评定、工龄计算、贷款办理、社会保险缴纳等多方面工作，甚至会造成身份丢失等严重后果。
另外，虽然“弃档”可以激活，但并不能保证所有的信息都能补齐，轻易“弃档”，也许就会“遗祸”无穷。
